Die Kosten für eine Bewirtung können von der Steuer zu 70 Prozent abgesetzt werden. Allerdings kann der Unternehmer die Vorsteuer vollständig absetzen. Zwingend schreibt der Gesetzgeber vor, dass die Bewirtungskosten in einem Zusammenhang der unternehmerischen Tätigkeit stehen. Mit dem alleinigen Abheften der Quittungen aus dem Restaurant ist es also nicht getan.

Bewirtungskosten sind das Darreichen von Speisen, Getränken und Genussmitteln zum Verzehr. Wichtig dabei ist, dass der Verzehr klar im Vordergrund stehen muss. Wenn also ein Unternehmer Geschäftspartner zu einem Essen einlädt. Diese Kosten für das Gastmahl kann er zu 70 Prozent von der Steuer absetzen. Die ausgewiesene Umsatzsteuer kann der Unternehmer allerdings vollständig von seiner Vorsteuer abziehen. Unabdingbare Kosten, die mit der Bewirtung entstehen, wie Garderobengeld oder Trinkgelder, gehören zu den Bewirtungskosten. Sie müssen allerdings in nebensächlichem Verhältnis zu den Bewirtungskosten im Gesamten stehen.

Der Gesetzgeber drückt sich nicht klar aus, was angemessene Bewirtungskosten sind. Dabei wird das Finanzamt mittels der ­Einkommensteuerrichtlinien seine Entscheidungen treffen. Dazu gehören eine Gegenüberstellung mit vergleichbaren Betrieben und der Üblichkeit in der Geschäftsart; die Größe des Unternehmens; der Gewinn und der Umsatz; sowie die Bedeutung für den Geschäftserfolg.

Einige Speisen und Getränke fallen nicht unter die Bewirtungskosten, so zum Beispiel das gereichte Gebäck bei einem Treffen. Die Kosten hierfür sind voll als Betriebsausgabe abzusetzen. Also Kaffee und Gebäck bei einem Meeting sind Betriebsausgaben und absetzbar in voller Höhe. Wenn zum Gesprächsende noch mit einem Glas Sekt angestoßen wird, ist auch dieser voll absetzbar. Hier erkennt das Finanzamt sogar teuren Champagner an. Werden bei dem Treffen dagegen heiße Würstchen angeboten, so sind diese Bewirtungskosten.

Auch die beliebten Waren- und Produktverkostungen gehören nicht zu den Bewirtungskosten, egal ob im eigenen Betrieb, direkt beim Kunden oder auf einer der Messeveranstaltungen. Hier besteht ein gradliniger Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und gehört somit zu den Betriebsausgaben. (Hier kann man das nochmal genauer nachlesen). Zu beachten ist, dass nur das Produkt angeboten werden darf. Angenommen ein Winzer will seinen neuen Wein vorstellen und lädt zur Weinverkostung ein. Der ausgeschenkte Wein ist vollabzugsfähig als Werbeaufwand. Bietet er jedoch zusätzlich einen Imbiss an, dann handelt es sich bei diesem Aufwand um Bewirtungskosten.

Vom Anlass einer Veranstaltung hängt es ab, ob es sich um Bewirtungskosten handelt oder nicht. Im Steuerrecht wird ein Unterschied gemacht bei den Bewirtungskosten zwischen einem betrieblichen und einem geschäftlichen Anlass. Die Bewirtung von Geschäftspartner ist ein geschäftlicher Grund. Wenn ein Unternehmer seine eigenen Mitarbeiter bewirtet, dann ist es ein betrieblicher Anlass. Die Klarstellung ist wichtig für die Absetzbarkeit von der Steuer. Bewirtungskosten aus einem betrieblichen Anlass kann der Unternehmer nämlich gänzlich absetzen. Dagegen Bewirtungskosten aus einem geschäftlichen Anlass aber nur zu 70 Prozent. Betriebsfeiern oder Bewirtungen bei Lehrgängen gelten als betrieblicher Anlass. Ausnahmslos können nur die eigenen Mitarbeiter und Arbeitnehmer aus betrieblichem Anlass bewirtet werden. Eine einzige, unbeteiligte Privatperson, die an einer Veranstaltung teilnimmt und schon liegt für das Finanzamt kein geschäftlicher oder betrieblicher Anlass mehr vor und die Kosten können nicht von der Steuer abgesetzt werden. Die Finanzämter schlagen diese Bewirtung dann der privaten Lebensführung zu.

Das Finanzamt verlangt um Bewirtungskosten steuerlich absetzen zu können die Einhaltung von bestimmten Voraussetzungen der Restaurantrechnungen und -belege. Diese müssen durch eine Registrierkasse maschinell erstellt worden sein. Der Beleg muss den Ort der Veranstaltung aufweisen, mit einem Datum versehen sein, die Anzahl der Teilnehmer enthalten, den Grund und die Kosten der Bewirtung aufzeigen. Zum Schluss muss die Rechnung die Unterschrift des Gastgebers tragen. Wenn der Rechnungsbetrag höher als 150 Euro ist, muss der Gastwirt Namen und Anschrift des Gastgebers vermerken und eine Punkt für Punkt Auflistung aller verzehrter Speisen auf der Rechnung notieren.