Buchhaltung wird in der Gastronomie oft stark vernachlässigt. Controlling ist erst gar nicht vorhanden. Das Resultat: Immer mehr Gastronomen haben heute Schwierigkeiten bei der Auslastung des Betriebes sowie in Sachen Rentabilität und Liquidität. Erst wenn erste Verluste entstehen, die Kontokorrentlinie ausgelastet ist, suchen die Unternehmer nach Lösungen. Die Buchhaltung in der Gastronomie sollte von Anfang an auf festen Säulen stehen.

Aussagekräftige Zahlen

Elementar ist erst einmal, ein aussagekräftiges Zahlensystem für den Betrieb aufzubauen. In der Regel werden zu allgemeine Kontenrahmen für die Hotellerie und Gastronomie verwendet. Es ist empfehlenswert den Kontenrahmen für das Hotel- und Gastgewerbe (SKR 70) zu verwenden. Diese speziellen Auswertungen ermöglichen eine interne Bewertung sowie externe Vergleiche mit anderen Betrieben und nur so können möglich Verbesserungspotentiale erkannt und ausgeschöpft werden.

Ist- oder Soll-Buchhaltung

Als zweiten Schritt sollte die Entscheidung getroffen werden ob Soll- oder Ist-Buchhaltung. Die BWA aus der Ist-Buchhaltung ist oft nicht das Papier Wert auf dem sie gedruckt wurde. Denn diese zwei Formen unterscheiden sich in einem ganz wesentlichen Punkt:

Bei der Ist-Buchhaltung werden nur folgende Vorgänge aufgezeichnet:

  • Bareinnahmen
  • Barausgaben
  • Kontobewegungen

Bei der Soll-Buchhaltung werden dagegen alle Geschäftsvorgänge gebucht, also auch die eingehenden aber noch nicht gezahlten Rechnungen, sowie die ausgehenden aber noch nicht vereinnahmten Rechnungen. Eine aussagekräftige BWA ist für die Steuerung eines Unternehmens unerlässlich und aus diesem Grund muss eindeutig die Soll-Buchhaltung bevorzugt werden. Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) aus Soll-Buchhaltung zeigt exakt, welches wirtschaftliche Ergebnis der jeweilige Monat und das bisherige Jahr erbracht hat.

Ein weiteres Argument spricht für die Soll-Buchhaltung und zwar gerade in der Gastronomie:
Sie können dann auch die Vorsteuerbeträge von noch nicht gezahlten Rechnungen vom Finanzamt fordern. Im Gegenzug muss natürlich auch die Umsatzsteuer von noch nicht erhaltenen Einnahmen abgeführt werden, aber in der Gastronomie ist das doch eher ein sehr geringerer Anteil.

Erlöse strukturieren

Hierunter fallen sämtliche Einnahmen des Betriebes. Diese werden der jeweiligen Abteilungen, die sie erwirtschaftet hat zugeordnet. Diese Zuordnung ist elementar. Alles andere verfälscht das Betriebsergebnis und somit die betriebliche Analyse.

Wareneinkauf und Wareneinsatz

Der Wareneinsatz darf nur gegen den Speisen- und Getränkeumsatz gesetzt werden. Innerhalb des Speisen- und Getränkebereichs ist es sinnvoll weitere Gliederungen vorzunehmen, denn gezielte Verbesserungen bei der Kalkulation sind nur bei korrekter Verbuchung möglich.

Personalkosten

Eine besondere Bedeutung kommt den Personalkosten zu, denn sie sind die höchste Kostengruppe in der Gastronomie und sollten darum sehr differenziert gebucht und einem regelmäßigen Controlling unterzogen werden.

Betriebliche Kosten unterteilen

Zu den betrieblichen Kosten gehören alle betriebsbedingten Kosten. Es ist wichtig sie der Abteilung zuzuordnen, in der sie angefallen sind, um jeden Betriebsbereich auf seine Wirtschaftlichkeit zu überprüfen. Durch detaillierte und exakte Verbuchung in Verbindung mit Vorjahresvergleiche lassen sich versteckte Kostensteigerungen leicht feststellen.